Som virksomhed kan det virke meningsløst at lave et budget, fordi fremtiden er så usikker, og fordi vi alligevel ikke kigger i budgettet, når vi skal træffe de daglige beslutninger.

Med den rigtig tilgang kan budgetter blive meget brugbare. Så hvordan kan vi lave budgetter, der hjælper os med at udvikle virksomheden?

Af David Madié, stifter af og direktør for VækstHjulet

De fleste ved udmærket godt, at det er vigtigt for en virksomhed at have overblik over økonomien. Alligevel er der mange, der aldrig får lave et budget, fordi det opleves som en vanskelig opgave. Og det er svært at budgettere – ikke mindst på grund af den uvished, der kan være for en virksomheds fremtid.

For omsætningens vedkommende ved man slet ikke, hvornår kunderne begynder at købe – eller om de overhovedet gør det. På omkostningssiden kender man måske ikke priserne på forskellige indkøb, eller også er man ved budgetårets start ikke afklaret omkring, hvad man har tænkt sig at investere i løbet af året. Hertil kommer, at ens omkostningsniveau ofte vil være helt afhængig af den omsætning, man løbende får ind. Går det godt, vil man investere mere i opbygningen af virksomheden, og går det skidt, vil man vente.

Så hvis budgettet alligevel er fyldt med så mange usikkerheder, hvordan kan det så på nogen måde blive brugbart for virksomhedens ejere?

Emotionelle barrierer

Manglende vished omkring fremtiden er ikke den eneste grund til, at mange tøver med at lave et budget. Nogle tænker “jeg er jo ikke økonom”, og føler derfor at de ikke er kompetente nok til at opstille et budget.

Sagen er imidlertid, at det at opstille et budget på ingen måde er “raketvidenskab”. Slet ikke for en mindre virksomhed. Det er bare et spørgsmål om plus og minus, og så gange med tolv, hvis man vil have tal for hele året.

Budgettering er med andre ord købmandsregning, og alle kan lave købmandsregning. Det svære ved at lave budgettet er noget helt andet, nemlig de beslutninger, man skal træffe omkring virksomhedens drift det kommende år.

En sidste grund til, at mange virksomheder nedprioriterer budgettering er, at de synes, det er kedeligt og uinspirerende at lave budget. Den kreative virksomhedsejer kan dog godt finde mange måder at lave budgetter både meget farverige og visuelle, med bl.a. grafer over den historiske og fremtidige udvikling af forskellige tal. Men det hjælper ikke, hvis man føler budgetarbejdet er spild af tid, fordi man ikke oplever det meningsfuldt.

Hvorfor så lave budgettet?

Selvom ens budget altid vil være et estimat – et gæt – er der alligevel mange fordele ved at lave et budget en eller to gange om året. Det kan være man skal lave budgettet af nødvendighed, fordi der er en forventning om det fra ens bank eller ens bestyrelse, og det er i sig selv en god proces at rapportere til, og få feedback fra disse.

Men det allervigtigste udbytte af at lave budgetter, er de beslutninger man tvinges til at træffe omkring virksomheden. For i virkeligheden handler budgetter ikke om tal, men om beslutninger og netop derfor er budgettet også alt for vigtigt til, at man bare kan overlade det til sin revisor. Det vil i øvrigt være så godt som umuligt for en revisor at sætte tal på virksomhedens drift uden at vide, hvad planerne er for det kommende år.

Beslutningerne er i centrum

I tabellen på næste side kan man se en oversigt over nogle af de beslutninger, der skal træffes, for at det bliver meningsfuldt at lave et budget. Her er både tale om beslutninger, der vedrører indtægter og udgifter, og beslutninger man først vil træffe endeligt i løbet af året.

Eksempler på beslutninger på omsætningssiden er f.eks., om virksomheden skal lave ændringer i sit produktsortiment, sine priser eller måske sine distributionskanaler for at fastholde eller øge den omsætning, man forventer for den kommende periode.

Omsætningens størrelse kan også have noget at gøre med, hvor meget der investeres i salg og markedsføring og under denne omkostningsgruppe, skal der træffes beslutninger om alt fra annoncering til omfanget af kundebesøg og f.eks. mængden af tryksager, der skal produceres. På samme måde bestemmes alle øvrige poster i budgettet af det aktivitetsniveau, man planlægger, ikke mindst personaleomkostninger, hvor beslutningen om ansættelse af nye medarbejdere er helt afgørende for både omkostningsniveau, og for, hvor meget man er i stand til at levere til kunderne.

Endelig kan et sidste eksempel på en central beslutning være, hvordan man løbende skal anvende det overskud, som virksomheden forventes at præstere i løbet af året. Måske kan der med fordel investeres i branding, produktudvikling eller bedre IT-systemer.

Fem trin til færdige og brugbare budgetter

Når beslutninger som disse og andre er truffet, er der ikke lang vej, før man står med et færdigt budget. En god måde at komme i gang med budgettet er at tage ét trin ad gangen. Der er fem trin i alt, som det ses i modellen “Budgettrappen”.

Det første trin i processen – inden man overhovedet begynder at tænke på tal – er at opstille en liste over alle de forskellige typer indtægter og udgifter, man har i virksomheden. Denne liste svarer helt til den kontoplan, der bruges i bogholderiet.

Derfor er første skridt overstået ved at printe kontoplanen fra regnskabssystemet eller få den fra sin bogholder og undersøge, om den er up-to-date og specificeret på den måde, man har brug for til budgettet.

Når man har opdateret kontoplanen, er næste skridt at opstille en budgetmodel i et regneark. En budgetmodel indeholder først og fremmest listen over de konti – eller omkostningstyper – man vil budgettere på. Det kan enten være kontoplanen i sin helhed, eller det kan være de sammenfattende konti; salg, personale, administration og kapacitetsomkostninger m.v.

Opstilling af budgetmodellen indebærer også at tage stilling til hvilken periodeinddeling, man har brug for (måneder eller kvartaler), samt hvilken budgetperiode, man vil dække (6 måneder, 1 år, eller 3 år). Det kan godt tage lidt tid at opstille regnearket første gang, hvis man ikke har en god skabelon, men når man én gang har lavet en budgetmodel, kan den genbruges år for år med små revisioner – og når først regnearket er opstillet, kan man hurtigt smide nogle tal ind og begynde at danne sig et overblik.

Det bedste gæt vi har til at lave brugbare budgetter

Det tredje trin i budgetprocessen er nu at få sat tal på de forskellige poster. I denne proces er det helt afgørende, at man frisætter sig fra forestillingen om, at det budget, man opstiller, bliver korrekt. Det kan det nemlig aldrig blive, og det er heller ikke hovedformålet. Budgetter vil altid være baseret på alle mulige forskellige forudsætninger, og det bedste gæt er det bedste, vi har.

En rigtig god teknik er at beslutte sig for at lave budgettet i to runder, og slet ikke være optaget af at ‘ramme rigtigt’ i første runde. Den øvelse kommer senere, og det er meget vigtigere – og sjovere – hurtigt at få nogle tal at arbejde med.

I første runde kan en let måde derfor være at starte med at indtaste regnskabstallene fra sidste år og lave små korrektioner. Hvis man ikke har regnskabstal fra sidste år, kan man bare indtaste nogle mere eller mindre tilfældige tal ind i regnearket, og så rette til senere, når man kigger på bundlinjen – der beregnes automatisk – og straks vil det fortælle en, om det hele ser realistisk ud.

I anden runde kan man tage udgangspunkt i sit overblik og prøve at gøre tallene en smule mere realistiske. En god måde at gøre dette på kan være at lave specifikationer eller delbudgetter. I stedet for at have samlede poster, f.eks. markedsføring, kan posterne specificeres i 10-20 underpunkter eller konti. Hvis man budgetterer på disse underpunkter, kan det være lettere at overskue, og summen af delene er tit mere realistisk end det store runde gæt. I anden runde kan man også indhente informationer om alle de omkostninger, man ikke kender, f.eks. ved at få tilbud fra leverandører eller ved at spørge i sit netværk.

Få øjne på udefra

Med et groft budgetoverslag kan man gå videre til det fjerde trin i budgetprocessen – at kvalificere budgettet og gøre det så præcist som muligt ved at undersøge de underliggende forudsætninger lidt nærmere. Det kan man gøre ved f.eks. at lave forskellige simulationer, altså at ændre på nogle forskellige forudsætninger og se, hvad der sker. Regneark er netop skabt til dette, og det er let både at lave et visionært budget, et worst-case scenarie og et realistisk budget, der befinder sig et sted mellem de to, så man har flere forskellige budgetversioner. Budgettet kan også kvalificeres ved, at man laver en lille skriftlig redegørelse – budgetkommentarer – om hvordan budgettet er nået frem til bundlinjen.

Det 5. og sidste trin i budgetprocesserne er at lade en anden part gennemgå budgettet. Det kan være virksomhedens bestyrelse, revisor eller bank, men det kan også være en anden virksomhed, der kan give god sparring.

For at gøre det lettere for udefrakommende at læse budgettet, er det vigtigt, at det indeholder nogle sammenligningstal fra tidligere regnskabsår. Derfor er et led i denne fase at indtaste budgettet i ens regnskabssystem, så der automatisk kan laves udskrifter, hvor budgettet ses i forhold til andre perioder, herunder det forgående år.

Tryghed og intuition

Når budgettet hver måned kan ses i sammenligning med vores regnskabstal begynder vi at få et mere løbende udbytte af budgettet. Det giver et økonomisk overblik over, hvor godt vi klarer os i forhold til, hvad vi havde forventet, og det giver os tryghed omkring vores beslutninger.

Men selvom vi ikke bruger budgetterne til dagligt, vil den halv- eller helårlige proces bidrage til at styrke vores økonomiske intuition. Det er vigtigt, fordi de fleste virksomheder netop bruger deres intuition, når der til dagligt skal træffes beslutninger om løbende udgifter og om, hvad der investeres i – de beslutninger der hjælper til at udvikle vores virksomhed, og som et godt budget i bedste fald kan være en smuk illustration af.

Har du brug for hjælp til udarbejdelse af budget for 2024?

Du er altid velkommen til at kontakte Erhvervsrådets konsulenter for hjælp til udarbejdelse af budgettet. Desuden er der mange bogholdere og revisorer blandt vores medlemmer, der kan hjælpe dig.
På Virksomhedsguiden.dk kan du finde forskellige skabeloner til udarbejdelse af budgetter.