I denne tid, hvor mange arbejder hjemmefra, vil man opleve, at man ikke har den vante omgang med sine kunder, leverandører, medarbejdere osv.

Det kan meget let føre til en følelse af isolation, at man sidder hjemme og arbejder, mens ingen kontakter en.

Hvorfor er kundekontakten vigtig?

Når krisen er overstået og normaliteten langsomt begynder at vende tilbage, skal folk til at finde tilbage til hverdagen. Hvis du IKKE har holdt kontakten ved lige under denne længere periode, kan du risikere, at dine ellers faste kunder, vil søge andre steder hen eller helt glemme at gøre brug af dig og dine produkter/services osv.

Derfor er det yderst vigtigt at vedligeholde kontakten OGSÅ selvom den ikke længere kan være fysisk.

3 hurtige trin til ”passiv” kundekontakt

Her er tre hurtige trin, som du burde sikre dig, hvis du vil være sikker på, at dine kunder stadig kan komme i kontakt med dig under krisen.

• Sikr dig, at de kontaktinformationer, som du har på hjemmeside, sociale medier og andre steder, stadig virker
  1. Hvis du ikke længere kan tage fastnettelefonen i virksomheden, opdater informationerne til din mobiltelefon
  2. Alternativt, læg en stor grafik på forsiden af din hjemmeside, med den nye kontaktinformation
• Sikr dig, at du har adgang til din virksomhedsmail og at du tjekker den ofte
  1. Det kan godt være, at du ikke mener, at folk vil kontakte dig i disse tider, men det er netop nu, hvor folk bruger tiden på at få svar på spørgsmål
• Sikr dig, at din kommunikation udadtil fortsætter i samme tempo som før (når det er muligt)
  1. Hvis du ikke kommunikere ud som før, vil kunderne have lettere ved at ”glemme” dig, når krisen er overstået

Dette er eksempler på en relativ passiv kundekontakt. Det er en kontakt som dine kunder tager for givet, og først når de mangler den, kan de potentielt opleve et svigt.

Men kundekontakt behøver ikke kun at være passiv i disse tider.

Vi har allieret os med VækstHjulet og har fået lov til at dele nogle værktøjer ud til dig.

Det følgende værktøj er et værktøj beregnet til, hvordan man vedligeholder sit netværk, heriblandt kunderne (print/udfyld flere hvis nødvendigt).

Skabelon til planlægning af kundekontakt

Vi anbefaler, at du skriver dine 10 vigtigste kunder ind i arket (under Rolle) og allerede nu tager stilling til følgende:

HVEM i virksomheden skal jeg tale med?

Chefen, HR-ansvarlig, indkøber osv.

HVOR OFTE bør denne person kontaktes, for at vedligeholde en god kontakt?

Nogle foretrækker lang tid mellem kontakt, andre vil have ugentlige opdateringer. Vurder efter bedste evne.

HVAD skal kontakten til kunden handle om?

Kontakten med kunderne skal gerne have et formål. Et formål, som ikke nødvendigvis kun er salg. Skriv emner ned for, hvad kontakten skal handle om, så når du engang skal kontakte vedkommende, har du allerede lavet en del af arbejdet.

HVORDAN skal kunden kontaktes?

Ikke alle har lyst til et telefonopkald i disse tider og vil derfor foretrække en mail. Andre vil gerne høre din stemme, især hvis I har talt sammen før.

HVORNÅR skal kunden kontaktes?

Ud fra hvor tit kunden skal kontaktes, kan du tage stilling til hvornår næste kontakt ville passe.

HVEM er ansvarlig for kontakten kunden?

Til sidst, skal du fordele kontaktansvaret ud på de folk, som er bedst egnet, til netop den kunde.

Eks.

Din kunde er HR ansvarlig i en stor virksomhed. I har haft en del kontakt i de sidste to år, hvor du har afholdt månedlige kurser for medarbejderstaben. Da det jo ikke længere er muligt at afholde fysiske kurser og mange er hjemsendte, har du nedprioriteret kommunikationen. Men der er også en tid EFTER COVID-19.

Skriv kontaktpersonens navn ind, samt hvilken virksomhed han/hun er fra. I havde kontakt minimum en gang om måneden før krisen, så det skal I stadig have, så vidt muligt. Du planlægger en række kurser om, hvordan man skal opføre sig på en arbejdsplads, efter en krise. Det skrives ind som samtaleemne.

Kontakten med den HR-ansvarlige har været en blanding af telefon og mail. Så du skriver telefon ind, som den første kontakt. Derefter, kan I kommunikere via mail eller telefon, alt efter hvilken respons du fik.

Du skriver ind, at ugen før påske er god og sætter en dato. Til sidst skriver du dig selv ind som ansvarlig, til det første opkald. Men du ved, at Jeanett er bedre til krisestyring og lignende, og giver hende derefter ansvaret om at høre kundens behov og holde kontakten ved lige.

Dette er selvfølgelig bare et hurtigt eksempel, du kan bruge vækstarket som du ønsker og på den måde, der giver bedst mening for dig.

Har du spørgsmål til vækstarket, kundekontakt eller andet, så kontakt os endelig på telefon 59 55 00 55 eller mail info@kalundborgerhverv.dk.